事務職の仕事はサポート業務全般の責任を持てること。

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求人の中でも常に人気がある事務職は、正社員として転職を希望されている女性たちにとっても同様です。

その理由をまとめると、

仕事の内容は難しくなさそう
長く続けれそう
残業は少なそう
座っていられる
転勤はない
定時で帰れる
ノルマはないので気が楽
お正月やお盆は暦通りに休める

このような誰でもできそうな仕事のイメージを抱いているのかもしれません。

実際に募集すると、1人か2人くらいの採用枠に100人以上の応募が殺到するとも言われるほどなので、事務職を希望する人はこれから先もますます多くなるでしょう。

しかし、実際のところ事務職は誰にでもできるような仕事内容なのでしょうか。

ここでは事務職の仕事内容と、どんな人が事務職に向いているのかを解説していきます。

事務職を希望されている方はこの記事を参考にして、転職活動を行なってみてください。

1 事務職の仕事内容について
2 パソコンのスキルについて
3 コミニュケーション力は必要不可欠
4 まとめ

事務職の仕事内容について

データ入力

事務職に欠かせない仕事内容にデータ入力が挙げられます。

データといっても会社によって様々で、在庫数や売上高の入力、顧客情報の入力など、データを見ればすぐに分かるようにまとめておくことが求められます。

入力する際は正確さやスピードが重要になっていきますので、パソコンを使い慣れていることは必須です。

資料の作成

会社の規模に関係なく、事務職が様々な部署から資料や書類の作成を依頼されます。

部署ごとに内容が変わってくるため、臨機応変に対応して作成できるスキルが必要です。

例えば、営業部から請求書の作成を頼まれていたけれど、人事部からは求人情報を掲載するので内容を書類でまとめて担当者へ送っておいてほしいなど多岐に渡ります。

書類の整理

使用した書類などは、今後も必要であるようならファイルに収めてまとめておくのも事務職の仕事です。

他の部署の人たちが後々書類が必要になった時に瞬時にファイルを見つけることができて、円滑に仕事が行えれるような状況が求められます。

電話や来客応対・郵便物の仕分け

会社に直接電話が掛かってきたり来客が訪ねてくる際は、まず事務職で対応することが多いでしょう。

外部からのお問い合わせメールや電話番号は事務職に一旦まとめて繋がるようにしている会社は多く、窓口業務を担っていることがあります。

そのため、全ての対応を任せられますので、会社全体の組織や従業員の部署、社内の全体の仕事の流れなどを把握しておく必要があります。

さらに、郵便物は事務職へ送られてくることが多いため、部署や送り先の従業員へ渡す作業も行っていきます。

パソコンのスキルについて

事務職こそパソコンのスキルは必須になります。

特にエクセルを使った表計算で正確な数字を出すことや、ブラインドタッチでデータ入力のスピード性などが求められます。

だからこそ、即戦力を求めている企業には、事務職の経験者が有利なことが多いのです。

しかし、フリーターからの転職でも事務職に就くことは必ずしも出来ない訳ではありません。

遅くても転職活動と並行し、事務職に必要なスキルを身につける努力をしておくことをオススメします。

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コミニュケーション力は必要不可欠

事務職と聞くと、デスクに座りながら伝票の整理やパソコン入力の仕事内容で、ルーティーンワークをしているように感じるかもしれませんが、実は組織の全補佐を担う重要なポジションとして存在しています。

営業職のように直接会社の売上に関わる仕事内容ではないかもしれませんが、補佐的な役目をいっぺんに担いながらも正確さやスピード、そして社内だけではなく社外と接する機会が多いため、コミニュケーション力が必須になっていきます。

特にコミニュケーションにおいては、大勢の人たちと意思疎通を円滑に行えることが要求されるため、デスクに座って与えられたことをするだけの仕事内容だと思っている人にとっては、入社してから仕事内容の大変さよりもコミニュケーションが取れずに行き詰まってしまう場合があるかもしれません。

まとめ

大企業から中小企業など様々な企業がある中で、ほぼ必ずと言っていいほど事務職は存在しています。

誰でも出来るような楽な仕事であれば、わざわざ事務職を作らずに部署ごとに手分けして書類を作ったりファイルをまとめるなど出来るはずです。

しかし、正確で早いパソコンスキル、社内外との円滑なコミニュケーション能力、徹底したサポートで従業員達が仕事がしやすい環境を提供するなど、会社の縁の下の力持ちとして事務職はなくてはならない職種です。

専門的なことをするわけではないけれど、あらゆる部署のサポートをこなし組織を支えていくことを求められます。

この先、人工知能のAIがさらに発達すれば、パソコンでのデータ入力のような単純な事務作業を全てAIで処理される可能性もあり、スキルなどは今よりもあまり重要視されなくなるかもしれません。

しかし、人工知能が発達するにつれて、ますます人と人同士のコミニュケーションが重要な役目を持ち、スキルだけではなくその人自身の仕事に対する潜在能力が問われることになるでしょう。

これから事務職を目指すなら、まずはスキルアップは必須です。

そして、事務経験がない代わりに、アルバイト先では仕事仲間と円滑なコミニュケーションを心がけていたなどと、履歴書や面接時には大いにアピールしていきましょう。

スキルももちろん大事なことですが、一緒に働くからにはその人自身の人柄も重要視されます。

事務職は会社の窓口的な存在です。

身だしなみを整えて、はっきりと伝わるような話し方をすることは、内部及びに外部から見た会社の評価に繋がります。

自分はこの会社のサポート業務全般を担うんだという意気込みで、事務職の転職に臨んでみてください。

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転職女子

30代アラフォー女子です。20代半ばで転職を何度か試みましたが、ネットがあまり普及されていない時代でしたので、アルバイト誌や公共機関だけの情報が頼りでとても大変でした。転職をしたくてもどうやって始めたらいいのか悩んでいる方の力になれたら嬉しいと思い、サイト「転職女子」を2018年に立ち上げました。